1/Định nghĩa
Giải quyết vấn đề là quá trình xác định một vấn đề, phát triển các hướng giải pháp khả thi và triển khai hành động các giải pháp để tạo ra kết quả mong muốn.
Giải quyết vấn đề được coi là cốt lõi của sự tiến hóa của loài người và là một kỹ năng mềm (sức mạnh cá nhân) hơn là một kỹ năng cứng được học thông qua giáo dục hoặc đào tạo.
Bạn có thể cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của mình bằng cách tự làm quen với các vấn đề phổ biến trong ngành của mình và học hỏi từ những nhân viên có kinh nghiệm hơn.
2/Lợi ích:
1. Khả năng sắp xếp thời gian thông minh
Kỹ năng quản lý thời gian thường được coi là một trong những lợi ích của kỹ năng giải quyết vấn đề tại nơi làm việc. Tuy nhiên, những người có khả năng giải quyết vấn đề cũng thường sở hữu kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc. Khả năng quản lý thời gian của họ một cách khôn ngoan và tập trung cao độ vào những gì quan trọng đối với doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc ra quyết định và tác động kinh doanh tốt hơn.
2. Khả năng ưu tiên, lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược
Những người giải quyết vấn đề không gặp vấn đề gì với việc đánh giá cẩn thận nhu cầu của khách hàng và khách hàng cũng như cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược để đáp ứng chúng. Họ có thể quản lý tất cả các bộ phận chuyển động vì họ có thể lập chiến lược cách tốt nhất để đáp ứng nhiều nhu cầu riêng biệt.
3. Khả năng suy nghĩ sáng tạo
Người giải quyết vấn đề thường có thể xác định các cơ hội trong các vấn đề. Suy nghĩ sáng tạo là một kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng tại nơi làm việc vì nó thường có thể dẫn đến kết quả tốt hơn so với dự kiến ban đầu.
4. Khả năng làm việc dưới áp lực
Đây thường là một trong những lợi ích quan trọng nhất của kỹ năng giải quyết vấn đề tại nơi làm việc. Những người giải quyết vấn đề thường có tính cách phản ứng tốt trước áp lực, bao gồm thời hạn được đẩy nhanh và các thông số dự án thay đổi.
Tùy thuộc vào văn hóa nơi làm việc của bạn, bạn có thể thích ai đó có thể đưa ra giải pháp nhanh chóng hoặc ai đó dành thời gian để xác định các bước tiếp theo — cả hai đều có phẩm chất giải quyết vấn đề hợp lệ.
5. Khả năng giải quyết rủi ro
Lập kế hoạch là một kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng. Những người giải quyết vấn đề không chỉ được trang bị để giải quyết vấn đề hiện tại mà còn có thể dự đoán các vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai dựa trên các xu hướng, mô hình, kinh nghiệm và các sự kiện hiện tại.
Rào cản problem-solving
1.Xác định sai vấn đề
Các rào cản phổ biến đối với việc giải quyết vấn đề bao gồm chẩn đoán vấn đề không chính xác. Điều này có thể là do các ý tưởng định sẵn, thành kiến hoặc phán đoán. Xác định vấn đề là bước khó nhất trong quá trình giải quyết vấn đề vì đây là nền tảng để xây dựng toàn bộ chiến lược của bạn. Nếu không cẩn thận, bạn có thể sẽ dành tất cả thời gian, nguồn lực và nỗ lực của mình cho sai vấn đề và cuối cùng là giải pháp sai.
2.Rào cản giao tiếp
Nghĩ rằng bạn biết rõ hơn bất kỳ ai khác hoặc hiểu sai vấn đề là một trong những rào cản khác đối với việc giải quyết vấn đề. Mọi người định nghĩa hoặc hiểu vấn đề khác nhau. Điều quan trọng là phải giao tiếp với các đồng đội của bạn để mọi người ở trên cùng một trang. Nếu bạn không rõ về điều gì đó, hãy thừa nhận sự hiểu biết hạn chế của bạn về vấn đề đó. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và năng lượng.
3.Xu hướng giải pháp
Một thách thức phổ biến khác là xu hướng giải pháp hoặc suy nghĩ rằng một giải pháp là phổ biến và có thể áp dụng cho nhiều vấn đề. Nếu bạn thấy mình đang suy nghĩ về một vấn đề mà bạn đã giải quyết theo một cách cụ thể, thì bạn đã đi sai hướng. Điều quan trọng đối với bạn là tập trung vào vấn đề hiện tại hơn là ép buộc áp dụng một giải pháp từ quá khứ mà rất có thể sẽ không hiệu quả.
4.Xu hướng nhận thức
Rào cản đối với tâm lý học giải quyết vấn đề thường liên quan đến khuynh hướng nhận thức hoặc xu hướng đi đến kết luận vội vàng. Để tìm ra giải pháp càng nhanh càng tốt, bạn có thể kết thúc bằng một giải pháp không liên quan đến tình huống. Bạn phải học cách lắng nghe trước khi đưa ra phán xét. Ví dụ, nếu bạn bỏ lỡ một bước, có khả năng bạn sẽ rơi vào một mớ hỗn độn thậm chí còn lớn hơn.
5.Thiếu Đồng Cảm
Mọi vấn đề bằng cách này hay cách khác đều gắn liền với cảm xúc, khả năng hay tình cảm của con người. Nếu bạn không thể nhận ra những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề, bạn sẽ không thể đưa ra giải pháp phục vụ tất cả mọi người.
3/Những mô hình hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề:
1.IDEAL method
Năm 1984, Bransford và Stein đã xuất bản một trong những phương pháp giải quyết vấn đề phổ biến nhất và được đánh giá cao. Nó được sử dụng cả trong công nghiệp và trong giáo dục để giúp những người học khác nhau thiết lập một vấn đề, tạo ra các giải pháp và tiến lên phía trước một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách dạy người học từng bước của mô hình LÝ TƯỞNG (IDEAL), bạn có thể cung cấp cho họ một loạt các bước để tiếp cận vấn đề một cách tự tin.
Phương pháp giải quyết vấn đề LÝ TƯỞNG bao gồm:
I – Xác định vấn đề.
Không có cách thực sự nào để tạo ra giải pháp cho một vấn đề trừ khi trước tiên bạn biết phạm vi của vấn đề. Khuyến khích học viên của bạn xác định vấn đề theo cách riêng của họ. Vạch ra những sự thật và những điều chưa biết. Nuôi dưỡng một môi trường nơi người học của bạn được khen ngợi và hỗ trợ để xác định và giải quyết các vấn đề mới.
Ví dụ về xác định vấn đề:
“Tôi có một bài kiểm tra toán vào tuần tới và không biết làm thế nào để giải các bài toán đó.”
“Tôi không thể truy cập trang web khóa học đào tạo từ xa của mình.”
“Thùng rác cần phải được đổ đi, và tôi không thể tìm thấy bất kỳ túi đựng rác nào.”
D – Xác Định Một Kết Quả
Bước thứ hai trong quy trình giải quyết vấn đề LÝ TƯỞNG là xác định kết quả hoặc mục tiêu để giải quyết vấn đề. Nhiều người có thể đồng ý rằng có một vấn đề tồn tại nhưng lại có những ý kiến rất khác nhau về mục tiêu hoặc kết quả. Bằng cách quyết định một mục tiêu đã vạch ra trước, nó có thể đẩy nhanh quá trình xác định các giải pháp.
Xác định kết quả và mục tiêu có thể là một bước khó khăn đối với một số người học đa dạng. Kết quả không cần phức tạp mà chỉ cần rõ ràng cho mọi người tham gia.
Ví dụ về xác định kết quả:
“Tôi muốn làm tốt bài kiểm tra toán của mình.”
“Tôi có quyền truy cập vào trang web của khóa học.”
“Thùng rác sẽ được mang đi trước ngày thu gom rác vào ngày mai.”
E – Khám phá các chiến lược khả thi.
Khi bạn đã có kết quả, hãy khuyến khích người học suy nghĩ về các chiến lược khả thi. Tất cả các giải pháp khả thi nên có sẵn trên bàn trong giai đoạn này, vì vậy hãy khuyến khích người học lập danh sách, sử dụng ghi chú dán hoặc bản ghi âm để ghi lại bất kỳ ý tưởng nào. Nếu người học của bạn gặp khó khăn trong việc hình thành ý tưởng sáng tạo, hãy giúp họ phát triển một kế hoạch về các nguồn lực mà họ có thể tham khảo ý kiến trong giai đoạn khám phá.
Ví dụ về các chiến lược khả thi để giải quyết vấn đề:
“Tôi xem lại sách giáo khoa; Tôi nhờ một người bạn giúp toán; Tôi tìm kiếm các vấn đề trực tuyến; Tôi gửi email cho giáo viên của mình.”
“Tôi gửi email cho giáo viên của mình để được truy cập khóa học; Tôi nhờ một người bạn cùng lớp giúp đỡ; Tôi cố gắng thiết lập lại mật khẩu của mình.”
“Tôi dùng thứ khác để làm túi đựng rác; Tôi đặt hàng túi trực tuyến; Tôi đổ rác mà không có túi; Tôi hỏi một người hàng xóm cho một cái túi; Tôi đi mua túi đựng rác.”
A – Dự đoán Kết quả & Hành động
Sau khi chúng tôi tạo danh sách các chiến lược, bước tiếp theo trong mô hình giải quyết vấn đề LÝ TƯỞNG khuyên bạn nên xem xét các bước tiềm năng và quyết định xem bước nào là lựa chọn tốt nhất để sử dụng trước. Giúp người học tự đánh giá ưu nhược điểm của các bước hành động có thể thực hành. Đặt những câu hỏi như, “Điều gì có thể xảy ra nếu bạn thực hiện bước này?” hoặc “Bước đó có khiến bạn cảm thấy hài lòng về việc tiến về phía trước hay không chắc chắn không?”
Sau khi đánh giá kết quả, bước tiếp theo là hành động. Khuyến khích học viên của bạn tiến về phía trước ngay cả khi họ có thể không biết kết quả đầy đủ của việc hành động. Hỗ trợ làm điều gì đó, ngay cả khi đó có thể không phải là chiến lược giống nhau, bạn có thể thực hiện để giải quyết vấn đề hoặc giải pháp ‘tốt nhất’.
L – Nhìn Và Học
Bước cuối cùng trong mô hình giải quyết vấn đề LÝ TƯỞNG là xem xét và học hỏi từ nỗ lực giải quyết vấn đề. Nhiều phụ huynh và giáo viên quên bước quan trọng này trong việc giúp đỡ những người học đa dạng dừng lại và phản ánh khi việc giải quyết vấn đề diễn ra tốt đẹp và không suôn sẻ. Giúp học sinh và trẻ em của chúng tôi học hỏi từ kinh nghiệm có thể làm cho việc giải quyết vấn đề trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn trong tương lai. Đặt những câu hỏi như “Mọi chuyện diễn ra như thế nào?” và “Bạn nghĩ bạn sẽ làm gì khác đi vào lần tới?”
Ví dụ về Look and Learn:
“Tôi không học được các vấn đề khi xem sách giáo khoa, nhưng việc gọi điện cho một người bạn đã giúp ích rất nhiều. Tôi sẽ bắt đầu ở đó vào lần tới.”
“Khi tôi không có quyền truy cập vào trang web của khóa học, việc đặt lại mật khẩu của tôi đã hoạt động.”
“Tôi đã hết túi rác vì quên ghi chúng vào danh sách mua sắm. Tôi sẽ mua thêm một hộp túi đựng rác để sẵn, kẻo lần sau lại hết”.
2. 5 Why
+ Tổng quan:
Sakichi Toyoda, nhà công nghiệp, nhà phát minh và người sáng lập Toyota Industries người Nhật Bản, đã phát triển kỹ thuật 5 Whys vào những năm 1930. Nó trở nên phổ biến vào những năm 1970 và Toyota vẫn sử dụng nó để giải quyết các vấn đề ngày nay.
Toyota có triết lý “đi và xem”. Điều này có nghĩa là việc đưa ra quyết định của nó dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về những gì đang thực sự xảy ra ở phân xưởng, chứ không phải dựa trên những gì mà ai đó trong phòng họp nghĩ rằng có thể đang xảy ra.
Kỹ thuật 5 Whys đúng với truyền thống này và nó hiệu quả nhất khi câu trả lời đến từ những người có kinh nghiệm thực tế về quy trình hoặc vấn đề được đề cập.
Phương pháp này cực kỳ đơn giản: khi một vấn đề xảy ra, bạn đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của nó bằng cách hỏi “Tại sao?” năm lần. Sau đó, khi một biện pháp đối phó trở nên rõ ràng, bạn sẽ làm theo nó để ngăn vấn đề tái diễn.
5 Whys sử dụng “biện pháp đối phó” thay vì “giải pháp”. Biện pháp đối phó là một hành động hoặc tập hợp các hành động nhằm ngăn chặn vấn đề phát sinh trở lại, trong khi một giải pháp có thể chỉ nhằm giải quyết triệu chứng. Do đó, các biện pháp đối phó mạnh mẽ hơn và có nhiều khả năng sẽ ngăn vấn đề tái diễn.
+ Khi nào nên sử dụng Phân tích 5 Whys
Bạn có thể sử dụng 5 Whys để khắc phục sự cố, cải thiện chất lượng và giải quyết vấn đề, nhưng nó hiệu quả nhất khi được sử dụng để giải quyết các vấn đề đơn giản hoặc khó vừa phải.
Nó có thể không phù hợp nếu bạn cần giải quyết một vấn đề phức tạp hoặc quan trọng. Điều này là do 5 Whys có thể khiến bạn theo đuổi một hướng duy nhất, hoặc một số lượng hạn chế các hướng, trong khi thực tế, có thể có nhiều nguyên nhân. Trong những trường hợp như vậy, một phương pháp có phạm vi rộng hơn như Phân tích Nguyên nhân và Ảnh hưởng hoặc Chế độ Thất bại và Phân tích Ảnh hưởng có thể hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, kỹ thuật 5 Whys đơn giản này thường có thể nhanh chóng hướng bạn đến nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Vì vậy, bất cứ khi nào một hệ thống hoặc quy trình không hoạt động bình thường, hãy thử nó trước khi bạn bắt tay vào một cách tiếp cận chuyên sâu hơn – và chắc chắn là trước khi bạn cố gắng phát triển một giải pháp.
+Lợi ích của 5 Whys
Nó giúp xác định nhiều vấn đề hơn trong quá trình thực hiện phân tích 5 Whys cho một khó khăn.
Nó khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm gửi đề xuất để cải tiến liên tục.
Nó là một công cụ hiệu quả cao mà rất dễ sử dụng.
Nó cho phép bạn tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, chứ không phải các triệu chứng của nó.
Nó tránh thực hiện hành động mà không xác định trước xem bạn đã tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề hay chưa.
Nó hỗ trợ bạn trong việc tạo ra một nền văn hóa coi trọng sự cải tiến liên tục.
+Hạn chế của Phương pháp 5 Whys là gì?
Nhiều người có thể đưa ra những phản hồi khác nhau cho cùng một nguyên nhân của vấn đề.
Cách tiếp cận này rất hữu ích nếu các thành viên trong nhóm tham gia là những chuyên gia và có kinh nghiệm.
Có thể bạn không thể khắc phục hoàn toàn nguyên nhân chính của sự cố.
+ Cách thực hiện:
1. Tập hợp một nhóm
Tập hợp những người quen thuộc với các chi tiết cụ thể của vấn đề và với quy trình mà bạn đang cố gắng khắc phục. Bao gồm một người nào đó đóng vai trò là người hỗ trợ, người có thể giữ cho nhóm tập trung vào việc xác định các biện pháp đối phó hiệu quả.
2. Xác định vấn đề
Nếu bạn có thể, hãy quan sát vấn đề trong hành động. Thảo luận với nhóm của bạn và viết một tuyên bố vấn đề ngắn gọn, rõ ràng mà tất cả các bạn đều đồng ý. Ví dụ: “Nhóm A không đáp ứng các mục tiêu về thời gian phản hồi” hoặc “Bản phát hành phần mềm B dẫn đến quá nhiều lần khôi phục lỗi”.
Sau đó, viết tuyên bố của bạn lên bảng trắng hoặc ghi chú dán, chừa đủ khoảng trống xung quanh để thêm câu trả lời cho câu hỏi lặp đi lặp lại, “Tại sao?”
3. Hỏi người đầu tiên “Tại sao?”
Hỏi nhóm của bạn tại sao vấn đề đang xảy ra. (Ví dụ: “Tại sao Nhóm A không đáp ứng các mục tiêu về thời gian phản hồi?”)
Hỏi “Tại sao?” nghe có vẻ đơn giản, nhưng trả lời nó cần phải suy nghĩ nghiêm túc. Tìm kiếm những câu trả lời dựa trên thực tế: chúng phải là những tường thuật về những điều đã thực sự xảy ra, chứ không phải những phỏng đoán về những gì có thể đã xảy ra.
Điều này ngăn không cho 5 Whys trở thành một quá trình lập luận suy diễn, có thể tạo ra một số lượng lớn các nguyên nhân có thể xảy ra và đôi khi tạo ra nhiều nhầm lẫn hơn khi bạn theo đuổi các vấn đề giả định.
Các thành viên trong nhóm của bạn có thể đưa ra một lý do rõ ràng tại sao hoặc một vài lý do hợp lý. Ghi lại câu trả lời của họ dưới dạng cụm từ ngắn gọn, thay vì dưới dạng từ đơn lẻ hoặc câu dài dòng, và viết chúng bên dưới (hoặc bên cạnh) phần trình bày vấn đề của bạn.
4. Hỏi “Tại sao?” Bốn lần nữa
Đối với mỗi câu trả lời mà bạn đã tạo ra ở Bước 3, hãy hỏi thêm bốn câu hỏi “tại sao” liên tiếp. Mỗi lần, hãy đặt câu hỏi tương ứng với câu trả lời mà bạn vừa ghi lại.
ví dụ
Nêu vấn đề: Tôi trễ deadline báo cáo hôm nay
1. Tại sao bạn lại trễ deadline
– Vì tôi có 3 dealine công việc hoàn thành cùng lúc
2. Tại sao bạn có đến 3 deadline công việc cùng một lúc
– Bởi vì tôi đã không chia nhỏ từng deadline hoàn thành
3. Tại sao bạn không chia nhỏ ?
– Vì những lần trước tôi đều có thể hoàn thành cùng lúc tôi nghĩ lần này cũng vậy .
4. Tại sao lần này lại khác ?
– Bởi vì tính chất công việc khó hơn những lần trước
5. Tại sao tính chất công việc khó hơn
– vì tôi không đầu tư nâng cấp bản thân về mặt chuyên môn và tôi không biết cách chia nhỏ công việc thực thi nếu như đối diện với những công việc khó
3. BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ
+Biểu đồ xương cá là gì?
– Được xem là 1 trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng, bao gồm Histogram, ParetoChar, checksheet, control chart, Flowchart và scatter diagram.
– Nó được gọi là xương cá vì biểu đồ này có hình dạng giống xương cá.
+Mục đích
– Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng.
– Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự.
– Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân.
– Khi có nhu cầu tìm hiểu một vấn đề để xác định nguyên nhân gốc rễ.
– Khi muốn tìm hiểu tất cả các lí do có thể có tại sao một tiến trình giải quyết vấn đề gặp những khó khăn hoặc những thất bại.
– Khi có nhu cầu nhận diện các lĩnh vực thu thập thông tin.
– Khi muốn tìm hiểu lí do một tiến trình không đưa đến những kết quả mong muốn.
+Các bước tạo một Biểu đồ xương cá
Bước 1: Xác định vấn đề: ghi lại chính xác vấn đề một cách chi tiết ( áp dụng 5w: what, who, when, where, how). Viết vấn đề vào ô bên phải tờ giấy. Sau đó kẻ một đường ngang, chia giấy của bạn ra làm 2. Lúc này bạn đã có “đầu & xương sống” của con cá trong sơ đồ xương cá.
Bước 2: Xác định các nhân tố ảnh hưởng: ứng với mỗi nhân tố, vẽ một nhánh “xương sườn”. Cố gắng liệt kê càng nhiều nhân tố càng tốt, ví dụ hệ thống, cơ sở vật chất, máy móc, nguyên liệu, yếu tố bên ngoài ..v..v… Nếu bạn có 1 nhóm để xử lý vấn đề thì đây là lúc cần áp dụng các kỹ thuật brainstorming.
Bước 3: Tìm ra nguyên nhân có thể có, thuộc về từng nhân tố (đã tìm ra trong bước 2), ứng với mỗi nguyên nhân, lại vẽ một “nhánh xương con”. Nếu nguyên nhân của bạn quá phức tạp, có thể chia nhỏ nó thành nhiều cấp.
Bước 4: Phân tích sơ đồ: sơ đồ đã xây dựng là một danh sách đầy đủ các nguyên nhân có thể xảy ra, bạn có thể kiểm tra, khảo sát, đo lường .v..v.. để xác định đâu là các nguyên nhân chính rồi từ có có những kế hoạch cụ thể để sửa chữa.
